Ficheplicht voor kosten eigen aan werkgever (Fiche 281.20 - 281.10)
Vanaf 1 januari 2022 worden volgende kostenvergoedingen eigen aan de werkgever slechts als beroepskosten aanvaard als ze verantwoord worden en genoteerd staan op de individuele fiches (281.10 of 281.20).
Wat zijn kosten eigen aan de werkgever
Een vennootschap kan aan haar personeelsleden of bedrijfsleiders vergoedingen betalen voor de beroepskosten die ze hebben gemaakt en die kosten zijn eigen aan de vennootschap. Dit gaat over beroepsverplaatsingen met eigen personenwagen, bureelkosten en telefoonkosten tijdens het thuiswerken, maaltijdkosten tijdens de dienstreizen enz.
Zo’n vergoeding beschouwt men niet als een loon en deze is dus niet belastbaar voor de werknemer of de bedrijfsleider. De werkgever kan deze terugbetaalde beroepskosten ook aftrekken. Hij betaalt de werkelijke gemaakte kosten terug aan de hand van bewijsstukken (facturen, kastickets, BTW-bonnen) of aan de hand van een forfaitaire vergoeding.
Vanaf 1 januari 2022 moet de vennootschap de terugbetaling of de forfaitaire vergoedingen op de fiche vermelden, anders kan de administratie van de belastingen ze beschouwen als een verdoken bezoldiging.
Terugbetaling kosten eigen aan de werkgever – bedrijfsleiders: fiche 281.20
De vaste forfaitaire vergoedingen die door de vennootschap aan haar bedrijfsleiders worden betaald als terugbetaling van “eigen kosten van de werkgever “ moeten nu op de fiche vermeld worden of ze zijn niet aftrekbaar als beroepskost. Gebeurt de terugbetaling op basis van bewijsstukken, maar respecteert men de ficheverplichting niet, dan wordt die bestraft met een administratieve boete.
Alle private betalingen van leveranciers geboekt op creditzijde van de rekening-courant moeten nu ook vermeld worden op de fiche 281.20. Hiermee wil de administratie vooral het mogelijk dubbel gebruik of de onterechte aftrek als beroepskost opsporen en als kost verwerpen.
Voorbeeld:
De bedrijfsleider betaalt een rekening van de vennootschap, bvb carwash, een restaurantuitgave, parking…, eerst met zijn privaat geld, (VISA/ bankkaart of cash) en de vennootschap betaalt dit bedrag niet terug. Dit wordt dan geboekt op de creditzijde van de rekening-courant van de bedrijfsleider. Al deze boekingen zijn variabele kosten eigen aan de werkgever en moeten nu op de fiche 281.20 van de bedrijfsleider vermeld worden.
Terugbetaling kosten eigen aan de werkgever – personeel: fiche 281.10
Ook de vaste forfaitaire vergoedingen en de variabele vergoedingen (= met bewijsstukken) die een terugbetaling van kosten eigen van de werkgever zijn, moeten nu verantwoord worden op de individuele fiches van de werknemer: fiche 281.10.
Nu moet het uitbetaalde bedrag vermeld staan op de fiche 281.10: denk aan de vergoeding voor thuiswerk, het forfaitair bedrag voor verplicht verteer, parking…. Variabele vergoedingen zonder bewijs, (bv factuur verloren) en niet op de fiche , zijn niet meer aftrekbaar als kost.
Oplossing
Deze administratieve rompslomp kan eenvoudig vermeden worden door alle facturen direct op naam van de vennootschap te zetten en deze te betalen met de betaalkaart van de vennootschap. Door geen terugbetalingen van onkosten te doen aan werknemers/bedrijfsleiders vermijdt men de fichevermelding.
De aanschaf van een zakelijke VISA-kaart op naam van de vennootschap, een tankkaart voor het personeel en de bedrijfsleiders op naam van de vennootschap, parkeerkosten betalen met app 4411, … Er bestaan veel kleine oplossingen die het jullie en ons veel gemakkelijker kan maken.