Het jaareinde nadert: jouw loonadministratie op orde.

1. Feestdagen en collectief verlof.

Vervangingsfeestdagen.

Valt een wettelijke feestdag op een zondag of een dag waarop in jouw bedrijf normaal niet wordt gewerkt (meestal zaterdag), dan moet je die dag vervangen door een andere werkdag. Je kan dit collectief regelen via een ondernemingsakkoord, dat uiterlijk op 15 december moet worden meegedeeld. In 2026 gaat het om:

• 15 augustus (zaterdag) – als dit geen gebruikelijke werkdag is
• 1 november (zondag)

Wordt er geen akkoord gesloten, dan schuift de feestdag automatisch door naar de eerstvolgende werkdag.

Collectieve sluitingsdagen.

Wil je jouw bedrijf tijdens bepaalde periodes sluiten, dan moet dat in het arbeidsreglement worden opgenomen. Bij een eerste invoering is een formele procedure verplicht, met bekendmaking binnen de onderneming en registratie bij de FOD WASO. Voor de jaren daarna volstaat een eenvoudige melding en registratie.

Onkostenvergoedingen correct verwerken.

Alle onkostenvergoedingen – forfaitair of op basis van bewijsstukken – moeten sinds 2022 verplicht op de fiscale fiche 281.10 worden vermeld.

2. Indexaties, loonsverhogingen en loonnorm.

Automatische indexering.

De regels verschillen per sector, maar enkele verwachtingen voor 1 januari 2026 zijn:

• Bouw: +0,10%
• Bedienden (PC 200): +1,95%
• Horeca (PC 302): +2,00%

Let op: deze prognoses kunnen nog wijzigen.

Loonnorm.

Voor 2025-2026 geldt een loonnorm van 0 %. Boven op de indexatie mag je dus geen extra algemene loonsverhogingen voorzien. Uitzonderingen zijn er wel, bijvoorbeeld bij baremaverhogingen, promoties of anciënniteit. Ook voordelen zoals bonusplannen (cao nr. 90) blijven mogelijk.

Kilometervergoeding.

De vrijgestelde kilometervergoeding stijgt licht vanaf 1 oktober 2025 tot 0,4312 euro/km. Werkt jouw sector met een jaarlijkse indexatie, dan blijft het tarief 0,4449 euro/km tot 30 juni 2026.

3. Eindejaar: premies en geschenken.

Eindejaarspremie.

In de meeste sectoren is een eindejaarspremie verplicht. Omdat die zwaar wordt belast, zetten sommige werkgevers de premie om in alternatieve voordelen via een cafetariaplan. Dit kan fiscaal voordelig zijn, maar is niet in elke sector toegelaten.

Geschenken en cheques.

Een eindejaarsgeschenk mag vrij van RSZ en bedrijfsvoorheffing als het:

• maximaal 40 euro per werknemer bedraagt (plus 40 euro per kind ten laste)
• wordt toegekend bij Sinterklaas, Kerst of Nieuwjaar
• collectief wordt toegekend

Ook sport- en cultuurcheques blijven voorlopig mogelijk, al ligt hun afschaffing op tafel.

4. Vakantiedagen en overuren.

Werknemers moeten hun wettelijke vakantiedagen opnemen voor het einde van het jaar. Sinds 2024 kan dit enkel in uitzonderlijke situaties overgedragen worden (bijvoorbeeld bij ziekte of moederschapsrust). Het vakantiegeld moet dan wel in het oorspronkelijke jaar worden uitbetaald.

Voor overuren geldt dat ze normaal binnen hetzelfde jaar ingehaald worden. Uitzondering: maximaal 65 uren mogen naar het volgende jaar worden meegenomen, mits opname binnen drie maanden.

5. Mobiliteitsbudget vanaf 2026.

Biedt je als werkgever bedrijfswagens aan? Dan zul je vanaf 1 januari 2026 verplicht een mobiliteitsbudget moeten voorzien. Werknemers kunnen dan kiezen tussen een wagen of een budget voor alternatieve mobiliteit. Voor werknemers zonder wagen is er nog geen concrete regeling. De wetgeving is nog niet definitief gepubliceerd, maar de verplichting komt eraan.

6. Nieuwe maatregelen uit het federale regeerakkoord.

• Relanceoveruren: de 120 overuren zonder RSZ en belastingen blijven bestaan tot eind 2025.
• 180 fiscaalvriendelijke overuren: ook verlengd tot eind 2025.
• RSZ-vrijstelling voor hoge lonen: vanaf Q3 2025 geen werkgeversbijdragen meer verschuldigd op loon boven 85.000 euro per kwartaal.
• Pleegouderschapsverlof: sinds juli 2025 officieel mogelijk, tot maximaal 4 maanden.
• SWT (brugpensioen): vanaf juli 2025 volledig stopgezet, behalve bij medische redenen.
• Ontslag met werkloosheidsuitkering: vanaf maart 2026 kan een werknemer één keer in zijn loopbaan zelf ontslag nemen en tijdelijk werkloosheidsuitkering krijgen, mits hij aan de voorwaarden voldoet.

7. Maaltijdcheques: verhoging in 2026.

De werkgeversbijdrage stijgt vanaf 1 januari 2026 van 6,91 naar 8,91 euro per cheque. De verhoging gebeurt echter niet automatisch; een aanpassing van de overeenkomst is nodig. Sectorale afspraken en verdere wettelijke verduidelijking worden nog verwacht.

8. Opleidingsregistratie (FLA) opnieuw uitgesteld.

De deadline voor registratie in de FLA-tool is verschoven naar 1 januari 2026. Intussen blijft de opleidingsplicht gewoon bestaan. Het advies van experten: blijf opleidingen intern registreren, zodat je altijd in orde bent.