Je werknemers gebruiken ChatGPT: welke afspraken maak je best?
Een medewerker laat ChatGPT een klantenmail opstellen. Een collega gebruikt AI om een offerte samen te vatten of verkoopcijfers te analyseren. De kans is groot dat artificiële intelligentie ook in jouw onderneming al wordt gebruikt, misschien zelfs zonder dat je daarvan op de hoogte bent. Maar welke informatie mogen werknemers invoeren? En wie is verantwoordelijk wanneer AI fouten maakt? Met een duidelijk intern AI-beleid voorkom je problemen.
Welke gegevens mogen werknemers delen?
Een van de grootste risico's is dat medewerkers onbewust vertrouwelijke informatie invoeren in een AI-toepassing. Denk aan klantengegevens, financiële cijfers, contracten of interne documenten. Maak daarom duidelijke afspraken over welke informatie wel en niet mag worden gedeeld. Persoonsgegevens en bedrijfsgevoelige informatie verdienen bijzondere aandacht. Ook wanneer een AI-aanbieder belooft ingevoerde gegevens niet te gebruiken om modellen te trainen, betekent dat niet automatisch dat alle gegevens veilig of rechtmatig verwerkt worden. Controleer daarom welke toepassingen je medewerkers gebruiken, hoe gegevens worden opgeslagen en welke privacyinstellingen beschikbaar zijn.
Wie controleert de antwoorden?
AI kan overtuigend klinkende antwoorden produceren die feitelijk onjuist zijn. Dat is vooral riskant wanneer medewerkers de output rechtstreeks overnemen in offertes, rapporten, klantencommunicatie of juridische documenten.
Leg daarom vast dat AI-gegenereerde informatie altijd kritisch moet worden gecontroleerd. Hoe belangrijker de beslissing of communicatie, hoe grondiger die controle moet zijn. Een werknemer die AI gebruikt om een tekst op te stellen, blijft verantwoordelijk voor de inhoud die hij uiteindelijk verstuurt. Hetzelfde geldt voor de onderneming tegenover haar klanten.
Welke toepassingen zijn toegestaan?
Niet iedere AI-tool biedt dezelfde garanties op het vlak van privacy, beveiliging en gegevensverwerking. Het is daarom verstandig om een lijst op te stellen van toepassingen die binnen je onderneming gebruikt mogen worden.
Maak ook duidelijk voor welke taken AI geschikt is. Een eerste versie van een tekst schrijven of informatie structureren is iets anders dan automatisch beslissingen nemen over klanten, sollicitanten of werknemers.
Voor bepaalde AI-toepassingen gelden bovendien specifieke verplichtingen onder de Europese AI-verordening.
Vergeet de opleiding niet.
Een AI-beleid heeft weinig waarde als niemand het begrijpt. Leg medewerkers daarom uit hoe ze AI veilig kunnen gebruiken, welke risico's eraan verbonden zijn en wanneer menselijke controle noodzakelijk is. De Europese AI-verordening verplicht organisaties die AI-systemen gebruiken bovendien sinds februari 2025 om maatregelen te nemen die een passend niveau van AI-geletterdheid bij hun medewerkers bevorderen.
Hou het beleid praktisch.
Je hoeft als kmo geen handboek van vijftig pagina's op te stellen. Een beknopt document met duidelijke afspraken over toegestane tools, vertrouwelijke gegevens, controle en verantwoordelijkheden is een goed begin. Betrek je medewerkers bij het opstellen ervan en evalueer de afspraken regelmatig. AI evolueert immers snel, en daarmee ook de mogelijkheden en risico's. Het doel is niet om AI op de werkvloer te verbieden, maar om ervoor te zorgen dat medewerkers de technologie bewust, veilig en verantwoord gebruiken.
