Thuiswerk over de grens: welke kosten mag jouw onderneming vergoeden?

België: forfait voor vaste kosten.

In België kun je als werkgever een forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen aan werknemers die structureel van thuis uit werken. Dat betekent in de praktijk minstens gemiddeld één volledige dag per week, twee halve dagen per week of één volledige week per maand.

Voor 2026 bedraagt het maximale forfait 160,99 euro per maand. Het bedrag geldt als een vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever en is onder de voorwaarden vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen.

Daarbovenop zijn nog enkele specifieke vergoedingen mogelijk:

• 20 euro per maand voor het gebruik van een privé-internetaansluiting
• 20 euro per maand voor het gebruik van een eigen computer en randapparatuur
• 10 euro per maand wanneer alleen privé-randapparatuur wordt gebruikt

Het maandelijkse thuiswerkforfait dekt onder meer kosten voor de werkruimte, nutsvoorzieningen en kantoorbenodigdheden. Voor bepaalde aankopen kan de werkgever daarnaast de werkelijke kosten terugbetalen. Denk aan een bureaustoel, bureau, lamp, toetsenbord of muis. Dat kan wanneer je als werkgever dergelijke voorzieningen ook op de gewone werkplek ter beschikking stelt.

Nederland: vergoeding per thuiswerkdag.

Nederland kiest voor een ander systeem. Werkgevers kunnen er in 2026 een belastingvrije vergoeding van 2,45 euro per thuisgewerkte dag toekennen. Die regeling staat los van eventuele onbelaste vergoedingen voor ICT-middelen.

Ook de internetkosten kunnen worden terugbetaald. Dat kan eventueel naar verhouding van het aantal dagen waarop de werknemer thuis werkt. Bij een gecombineerd abonnement voor internet, telefonie en televisie mag alleen het deel voor de internetaansluiting in aanmerking worden genomen.

Daarnaast bestaat er een vrijstelling voor zogenaamde arbovoorzieningen. Daarmee worden hulpmiddelen bedoeld die de veiligheid en ergonomie van de thuiswerkplek ondersteunen, zoals een ergonomische bureaustoel, voetensteun of beeldschermbril.

Nederland maakt bovendien een onderscheid tussen een gewone werkruimte in de woning en een formele werkplek. Die laatste moet onder meer een eigen ingang en sanitair hebben en effectief voor het werk worden gebruikt. Wanneer aan de voorwaarden is voldaan, kunnen bepaalde voorzieningen op die werkplek fiscaal onder een nihilwaardering vallen.

Frankrijk: registreren is essentieel.

Ook Frankrijk werkt met een forfaitaire thuiswerkvergoeding. Voor 2026 kan per thuisgewerkte dag maximaal 2,70 euro belastingvrij worden toegekend. Voor werknemers die structureel volledig van thuis werken, komt dat neer op maximaal 59,40 euro per maand.

Een sectorale cao of interprofessioneel akkoord kan onder bepaalde voorwaarden leiden tot een hoger vrijgesteld maandbedrag, tot 72,60 euro.

Als werkgever moet je de thuiswerkdagen bovendien nauwkeurig bijhouden. De vergoeding kan niet zomaar worden gecombineerd met bepaalde andere dag- of verplaatsingsvergoedingen. Ook het professionele gebruik van eigen ICT-materiaal kan worden vergoed. Bij abonnementen met een forfaitair tarief kan daarvoor maximaal 55,20 euro per maand worden toegekend. Die vergoeding kan echter niet bovenop het forfait voor thuiswerk komen wanneer dat forfait het gebruik van privé-ICT al omvat.

Duitsland: minder ruimte voor een thuiswerkforfait.

Duitsland hanteert een veel terughoudender aanpak. Een algemene belastingvrije vergoeding voor thuiswerken is er momenteel niet.

Voor het professionele gebruik van een eigen telefoonaansluiting bestaat wel een mogelijkheid tot forfaitaire vergoeding. Daarbij kan 20 procent van de abonnementskosten worden terugbetaald, met een plafond van 20 euro per maand.

Ook internetkosten kunnen worden vergoed, maar die vergoeding is in principe belastbaar. De werkgever kan er onder bepaalde voorwaarden voor kiezen om zelf een forfaitaire belasting van 25 procent te betalen, waardoor de werknemer wordt vrijgesteld van belasting en sociale bijdragen op dat voordeel.

Eén thuiswerkbeleid voor vier landen?

Voor een onderneming met werknemers in verschillende landen is één uniforme regeling dus niet vanzelfsprekend. Zelfs wanneer medewerkers vergelijkbaar werk verrichten en evenveel dagen thuiswerken, kunnen de fiscale gevolgen verschillen.

Een internationaal thuiswerkbeleid vraagt daarom aandacht voor onder meer:

• het land waar de werknemer werkt
• het aantal thuiswerkdagen
• de gebruikte ICT-middelen
• internet- en telefoonkosten
• de inrichting van de thuiswerkplek
• de voorwaarden voor forfaitaire vergoedingen

Een bedrag dat in België zonder belasting kan worden toegekend, is niet automatisch even voordelig in Nederland, Frankrijk of Duitsland.

Voor kmo's met grensarbeiders, buitenlandse vestigingen of medewerkers die structureel vanuit het buitenland werken, loont het daarom om de lokale regels mee te nemen bij de uitwerking van het thuiswerkbeleid.