Tijdsregistratie komt eraan: dit kun je als kmo vandaag al voorbereiden.

Geen reden om nu al een prikklok te kopen.

De invoering van een algemene arbeidstijdsregistratie wordt momenteel voorzien vanaf ten vroegste 1 januari 2027. Jouw bedrijf zou dan moeten beschikken over een systeem waarmee je de gepresteerde arbeidstijd op een objectieve en betrouwbare manier kunt registreren. De concrete modaliteiten en eventuele uitzonderingen worden nog verder uitgewerkt.

Dat betekent niet noodzakelijk dat elke medewerker straks aan het begin en einde van de werkdag een klassieke prikklok moet bedienen. De manier waarop je registreert, zou kunnen verschillen naargelang de organisatie. Een systeem met in- en uitklokken kan bijvoorbeeld geschikt zijn voor werknemers met vaste shiften, terwijl voor thuiswerkers, bedienden of mobiele medewerkers een andere methode meer voor de hand ligt.

De hamvraag is dus niet welke prikklok je moet installeren, maar hoe je straks kunt aantonen wanneer en hoeveel er gewerkt is.

Kijk eerst naar de afspraken achter de uren.

Voor veel kmo’s is tijdsregistratie vandaag relatief informeel georganiseerd. Medewerkers starten soms wat vroeger, blijven tijdens een drukke periode langer of nemen op een rustiger moment wat tijd terug. Plus- en minuren worden bijgehouden in Excel, een softwarepakket of zelfs op basis van onderlinge afspraken.

Een toekomstige verplichting maakt het belangrijker om die gewoontes expliciet te maken. Denk bijvoorbeeld aan vragen als:

• Vanaf welk moment telt de arbeidstijd?
• Hoe worden pauzes geregistreerd?
• Wanneer spreken we over overuren?
• Wie beslist of extra uren worden gepresteerd?
• Hoe en wanneer worden die uren gerecupereerd?
• Welke afspraken gelden voor thuiswerk?
• Hoe worden plus- en minuren opgevolgd?

Dat zijn in eerste instantie personeelsvragen, geen softwarevragen. Een digitaal systeem kan pas correct functioneren wanneer duidelijk is welke regels het moet toepassen.

Ook loonadministratie wordt gedetailleerder.

Een tweede ontwikkeling maakt een goede registratie nog relevanter. Vanaf 1 januari 2028 wordt volgens de huidige planning de nieuwe loondata-transfer binnen e-Gov 3.0 verplicht. Daarbij zullen loon-, arbeidsduur- en prestatiegegevens sneller en gedetailleerder beschikbaar moeten zijn.

Voor werkgevers betekent dat een verschuiving van algemene urentellers naar meer detail. Het volstaat dan steeds minder om bijvoorbeeld te weten dat een werknemer op het einde van de maand twaalf uur in plus staat. Ook de achterliggende informatie wordt belangrijk: op welke dagen werden die uren gepresteerd en wanneer werden ze opgenomen of gerecupereerd?

Dat vraagt om een administratie waarin prestaties, afwezigheden en recuperatie voldoende nauwkeurig aan elkaar gekoppeld zijn.

Een goed moment voor een interne check.

Als kmo hoef je vandaag nog geen definitieve keuzes te maken over software of registratieapparatuur. Wel kun je hun huidige werking kritisch bekijken. Een nuttige voorbereiding begint bijvoorbeeld met deze vragen:

• Hoe registreren werknemers vandaag hun gepresteerde uren?
• Hoe worden overuren, recuperatie en plus- of minuren bijgehouden?
• Stemmen de uurroosters overeen met de afspraken in het arbeidsreglement?
• Zijn de regels rond vroeger beginnen en langer doorwerken duidelijk?
• Hoe wordt thuiswerk administratief opgevolgd?
• Kun je bij een controle aantonen dat de administratie overeenstemt met de praktijk?

Voor ondernemingen met deeltijdse medewerkers, flexi-jobbers, studenten, variabele uurroosters of uiteenlopende overurenregelingen is zo’n oefening extra relevant. Bovendien bestaan er vandaag al specifieke situaties waarin registratieverplichtingen gelden, bijvoorbeeld bij bepaalde vormen van glijdende uurroosters.

Eerst beleid bepalen, daarna digitaliseren.

De verleiding kan groot zijn dat je meteen op zoek gaat naar een tijdsregistratiesysteem. Toch is dat niet noodzakelijk de beste eerste stap. Zolang niet duidelijk is hoe jouw onderneming met arbeidstijd, flexibiliteit, overuren en recuperatie wil omgaan, weet je immers ook niet welke functionaliteiten een systeem moet bieden.

De komende maanden zijn daarom vooral geschikt om de eigen werkwijze in kaart te brengen, knelpunten bloot te leggen en interne afspraken te verduidelijken. Grote investeringen kunnen vervolgens worden afgestemd op de definitieve regelgeving.